Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1.1 Diese AGB regeln Abschluss, Inhalt und Durchführung von Verträgen über die Nutzung der Software „CasinoAgent“ als Software-as-a-Service (Software). Anbieter ist die Mifal UG (haftungsbeschränkt), Hohenzollernallee 26, 40235 Düsseldorf (nachfolgend „Anbieter“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter sie ausdrücklich in Textform anerkennt.

1.2 Die Software dient der technischen Unterstützung bei der digitalen Verwaltung von Compliance-Pflichten, Personalunterlagen und Betriebsprozessen in der deutschen Automatenwirtschaft und Gastronomie. Der Funktionsumfang umfasst insbesondere die Verwaltung von Schulungs- und Zertifikatsnachweisen, Arbeitsverträgen, Dienstanweisungen, Kündigungsdokumenten, Kassierungen, Aufgaben und Terminen sowie Standortdokumenten, ferner die standortbezogene Fahrterfassung mittels Geofencing. Ein Anspruch auf Herausgabe oder Überlassung der Software zur lokalen Installation (ausgenommen des bestimmungsgemäß bereitgestellten Desktop-Clients), auf Quellcode oder Systemkomponenten besteht nicht.

1.3 Der Anbieter betreibt die Software auf eigener oder fremder Infrastruktur (Subdienstleister/Hosting-Provider). Änderungen von Subdienstleistern mit gleichwertigem Sicherheits- und Leistungsniveau bleiben vorbehalten.

1.4 Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.

2.1 Ein Vertrag kommt durch Registrierung und Freischaltung eines Kundenkontos zustande.

2.2 Neukunden können die Software 30 Tage kostenlos und im vollen Funktionsumfang testen (Testphase). Während der Testphase ist keine Zahlungsmethode erforderlich. Nach Ablauf der Testphase ist zur weiteren Nutzung der Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements erforderlich; andernfalls wird der Zugang zum Konto automatisch deaktiviert. Während der Testphase gelten diese AGB entsprechend. Wird nach Ablauf der Testphase kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen, kann der Anbieter die während der Testphase gespeicherten Daten nach Ablauf einer Übergangsfrist von 60 Tagen löschen oder anonymisieren, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2.3 Sofern im Angebot nicht abweichend geregelt, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Monatliche Abonnements können von beiden Parteien mit einer Frist von einem (1) Monat zum Monatsende ordentlich gekündigt werden. Jährliche Abonnements mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

2.4 Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht an der Software. Der Anbieter löscht Kundendaten nach Maßgabe von Ziff. 13.

3.1 Funktionsumfang, Plattformen, Benutzeranzahl, Speicher- und Leistungskontingente sowie buchbare Zusatzmodule (Add-ons) und technische Voraussetzungen ergeben sich aus dem individuellen Angebot bzw. der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters. Die Software wird als Web-Dashboard, als mobile Anwendung für iOS/iPadOS und Android sowie als Desktop-Client bereitgestellt, soweit die jeweilige Plattform vom Anbieter freigegeben ist.

3.2 Die Software umfasst insbesondere folgende Module: Verwaltung von Schulungs- und Zertifizierungsnachweisen (u. a. Sachkundenachweis, Spielerschutz, Jugendschutz); Erstellung und digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen und Dienstanweisungen; Kassierungserfassung mit lückenlosem Audit-Trail; Verwaltung von Standortdokumenten (u. a. Konzession, Mietvertrag, TÜV-Bericht); Aufgaben- und Fristenmanagement; automatische Fahrzeiterfassung mittels Geofencing; sowie Benutzerverwaltung mit granularen Rollen und Berechtigungen. Der genaue Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Paket.

3.3 Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter (z. B. in den Bereichen Sicherheit, Performance, Usability und rechtliche Anforderungen). Änderungen sind zulässig, sofern sie dem Kunden zumutbar sind und die Kernfunktionen nicht wesentlich beeinträchtigen.

3.4 Der Anbieter stellt die Software mit einer jährlichen durchschnittlichen Verfügbarkeit von 98 % bereit. Ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung (nach Möglichkeit vorab angekündigt), höhere Gewalt sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. Internet-/Netzstörungen beim Kunden, Ausfälle bei Vorlieferanten).

3.5 Support erbringt der Anbieter während der Geschäftszeiten per E-Mail, sofern nicht abweichend vereinbart.

3.6 Die Nutzung einzelner Plattformen kann von Betriebssystemen, App-Stores, Endgeräten, Browsern oder Drittkomponenten abhängen. Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für Einschränkungen, Verzögerungen oder Änderungen, die auf Vorgaben oder technische Änderungen solcher Drittplattformen zurückzuführen sind, soweit diese außerhalb seines Einflussbereichs liegen.

4.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Software über die vom Anbieter freigegebenen Plattformen, insbesondere Web-Dashboard, mobile App und Desktop-Client.

4.2 Unzulässig sind insbesondere: Weitergabe von Zugangsdaten oder Konten an Dritte außerhalb der Organisation des Kunden; Vervielfältigung, Bearbeitung, Dekompilierung oder Reverse Engineering, soweit nicht gesetzlich zwingend erlaubt; Nutzung außerhalb der vereinbarten Zwecke.

4.3 Sämtliche Rechte an der Software, einschließlich Updates, Upgrades und Weiterentwicklungen, verbleiben beim Anbieter.

5.1 Der Kunde richtet Benutzerkonten ein, verwaltet Rollen und Rechte und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff erhalten. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln.

5.2 Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm oder seinen Nutzern eingegebenen Daten verantwortlich sowie für eine geeignete IT-Umgebung (aktueller Browser, Internetzugang, geeignetes Endgerät).

5.3 Unzulässig sind insbesondere: rechtswidrige Nutzung; Eingabe oder Übertragung schädlicher Codes; Umgehung technischer oder organisatorischer Schutzmaßnahmen; unbefugter Zugriff auf Daten, Systeme oder Netzwerke; Überlastungsangriffe und sonstiger Missbrauch.

5.4 Der Kunde führt angemessene Datensicherungen der in der Software verarbeiteten Daten durch (Export-/Download-Funktionen) und bleibt für die Sicherung seiner Daten verantwortlich, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart.

6.1 Die Software stellt technische Unterstützung zur Verwaltung von Compliance-Pflichten, Personalunterlagen und betrieblichen Dokumenten bereit. Fristen, Ablaufdaten und Statusanzeigen werden ausschließlich auf Basis der vom Kunden hinterlegten Daten berechnet und angezeigt.

6.2 Der Kunde ist verpflichtet, die in der Software hinterlegten Daten, insbesondere Schulungsnachweise, Ablaufdaten sowie Vertrags- und Personalunterlagen, vollständig, aktuell und korrekt zu pflegen. Statusanzeigen und Fristhinweise der Software ersetzen keine eigenverantwortliche Kontrolle durch den Kunden.

6.3 Der Anbieter pflegt die in der Software hinterlegten regulatorischen Anforderungen nach Maßgabe der jeweils verfügbaren Informationen und der technischen Weiterentwicklung der Software. Der Anbieter übernimmt jedoch keine Gewähr dafür, dass sämtliche gesetzlichen, behördlichen oder branchenspezifischen Anforderungen im Einzelfall vollständig, aktuell oder abschließend abgebildet sind. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, die für seinen Betrieb maßgeblichen Anforderungen eigenverantwortlich zu prüfen und umzusetzen.

6.4 Die Software stellt Werkzeuge für die Erstellung, Verwaltung und digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Dienstanweisungen und Kündigungsschreiben bereit. Die vom Anbieter bereitgestellten Vorlagen, Eingabemasken und Dokumente ersetzen keine rechtliche Prüfung im Einzelfall. Eine Rechts- oder Arbeitsrechtsberatung ist nicht Vertragsgegenstand.

6.5 Soweit die Software digitale Unterschriftsfunktionen bereitstellt, handelt es sich, sofern nicht ausdrücklich anders bezeichnet, nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur. Gesetzliche Schriftformerfordernisse, insbesondere bei Kündigungen von Arbeitsverhältnissen oder befristeten Arbeitsverträgen, werden hierdurch nicht ersetzt. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, vor Verwendung, Unterzeichnung und Versand eines Dokuments zu prüfen, ob im Einzelfall eine besondere Form, ein bestimmter Versandweg oder ein Originaldokument erforderlich ist.

6.6 Für die Nutzung des Fahrten-Moduls und standortbezogener Funktionen, insbesondere Geofencing, ist der Kunde dafür verantwortlich, die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen, arbeitsrechtlichen und betriebsverfassungsrechtlichen Voraussetzungen zu schaffen. Dies umfasst insbesondere die Information der betroffenen Mitarbeiter, das Vorliegen einer geeigneten Rechtsgrundlage oder Einwilligung sowie die Beachtung etwaiger Mitbestimmungsrechte. Der Anbieter stellt hierfür lediglich die technische Infrastruktur bereit.

7.1 Die Nutzung der Software ist kostenpflichtig. Das Abonnement setzt sich aus einem Basispaket und optionalen Zusatzmodulen (Add-ons) zusammen. Die buchbaren Leistungsbestandteile und die jeweils geltenden Preise ergeben sich aus der aktuellen Preisübersicht auf der Website des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

7.2 Soweit nicht anders vereinbart, wird die Vergütung für den jeweils gewählten Abrechnungszeitraum im Voraus fällig. Bei monatlicher Abrechnung ist die Vergütung monatlich, bei jährlicher Abrechnung jährlich im Voraus zu zahlen. Abrechnung und Zahlungsabwicklung erfolgen über den Zahlungsdienstleister Stripe. Dem Kunden werden Rechnungen in elektronischer Form bereitgestellt.

7.3 Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter, nach Mahnung und angemessener Fristsetzung, den Zugang zur Software vorübergehend sperren. Gesetzliche Verzugszinsen und weitere Ansprüche bleiben unberührt.

7.4 Während der Vertragslaufzeit hinzugebuchte Add-ons oder Erweiterungen können anteilig für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet werden, sofern nichts Abweichendes vereinbart ist.

8.1 Die Parteien beachten die anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere die DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

8.2 Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

8.3 Der Anbieter setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein, insbesondere Verschlüsselungs-, Zugriffs- und Berechtigungskonzepte nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung und des Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Einsatz von Subdienstleistern, einschließlich Hosting- und Infrastrukturdienstleistern, erfolgt auf rechtlicher Grundlage mit geeigneten Garantien und Dokumentation im Auftragsverarbeitungsvertrag.

8.4 Der Kunde stellt sicher, dass er über eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in die Software eingegebenen personenbezogenen Daten verfügt und Betroffenenrechte erfüllen kann.

9.1 Unbeschadet vertraglicher Kündigungsfristen hat der Kunde das Recht, den Vertrag mit einer maximalen Kündigungsfrist von zwei (2) Monaten zu kündigen, um zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst zu wechseln oder Daten intern zu portieren.

9.2 Der Anbieter unterstützt den Wechsel insbesondere durch:

(a) Export von Kundendaten in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten;

(b) Bereitstellung einer Datenliste/Strukturübersicht;

(c) angemessene technische Unterstützung während einer Übergangsphase.

9.3 Gebühren für Switching-Unterstützung: Bis zum 12. Januar 2027 können angemessene Gebühren für zusätzliche technische Unterstützung berechnet werden; ab diesem Datum werden Switching-Unterstützungsleistungen unentgeltlich erbracht (gesetzliche Übergangsregelungen bleiben unberührt).

9.4 Kundenspezifisch entwickelte Leistungen (Individualsoftware) können, soweit rechtlich zulässig, besonderen Regeln unterliegen.

10.1 Der Anbieter ist berechtigt, den Betrieb zur Wartung oder Weiterentwicklung vorübergehend zu unterbrechen. Solche Maßnahmen werden, soweit möglich, rechtzeitig angekündigt.

10.2 Störungen sind unverzüglich unter Beschreibung von Symptomen, Betroffenheit und Dringlichkeit zu melden. Der Kunde gewährt die zur Fehleranalyse erforderliche Mitwirkung.

10.3 Für die Netzanbindung und Internetverbindung sowie die interne Verfügbarkeit in der Umgebung des Kunden ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

10.4 Soweit die Software Fernzugriffsfunktionen für den Desktop-Client bereitstellt, ist der Kunde dafür verantwortlich, diese Funktionen ausschließlich durch autorisierte Personen und im Rahmen der rechtlich zulässigen Zwecke einzusetzen. Der Kunde hat insbesondere sicherzustellen, dass betroffene Mitarbeiter hierüber informiert werden und keine unzulässige Überwachung erfolgt.

10.5 Der Anbieter kann im Rahmen des technischen Supports eine Fernwartungssitzung anbieten. Diese erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Anforderung des Kunden und setzt dessen aktive Initiierung voraus. Der Kunde kann die Sitzung jederzeit beenden. Für die Durchführung der Fernwartung kann vorübergehend eine Verbindung zu externen Relay-Servern aufgebaut werden. Der Kunde wird hierüber vor Beginn einer Sitzung informiert.

11.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften (z. B. Produkthaftung).

11.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Für Schäden durch versteckte, vom Kunden nicht erkennbare systembedingte Fehler haftet der Anbieter im Rahmen dieser Bestimmung.

11.3 Eine weitergehende Haftung, insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, nicht realisierte Einsparungen oder Datenverluste, ist ausgeschlossen, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht.

11.4 Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch fehlerhafte oder inkompatible Drittsoftware oder durch unsachgemäßen Gebrauch entstehen, sowie nicht für Inhalte oder Daten, die der Kunde oder dessen Nutzer eingeben.

12.1 Beide Parteien behandeln Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich und verwenden diese ausschließlich zur Vertragserfüllung.

12.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt auch nach Vertragsende und entfällt nur, soweit Informationen nachweislich allgemein bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder eine Offenlegung gesetzlich oder behördlich angeordnet ist.

13.1 Während der Vertragslaufzeit kann der Kunde seine Daten mittels bereitgestellter Export-/Download-Funktionen in gängigen Formaten exportieren.

13.2 Nach Vertragsende hält der Anbieter den Zugriff für bis zu 60 Tage in einer Übergangsphase aufrecht (sofern keine ausstehenden Zahlungen oder rechtlichen Hindernisse bestehen), um dem Kunden Exporte zu ermöglichen.

13.3 Im Anschluss werden die Kundendaten regelkonform gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Sicherungs- und Log-Daten werden turnusgemäß überschrieben.

14.1 Der Anbieter kann diese AGB ändern, soweit sachliche Gründe dies erforderlich machen, insbesondere aufgrund von Gesetzes- oder Rechtsprechungsänderungen, technischen Weiterentwicklungen, Sicherheitsanforderungen oder Änderungen des Funktionsumfangs, und soweit hierdurch das vertragliche Äquivalenzverhältnis nicht unangemessen zulasten des Kunden verschoben wird. Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten oder der vereinbarten Vergütung bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung, soweit sie nicht bereits vertraglich vorgesehen sind.

14.2 Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs (6) Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen. Der Anbieter weist den Kunden bei Fristbeginn auf die Bedeutung seines Schweigens hin. Im Fall des fristgemäßen Widerspruchs sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt.

15.1 Gerichtsstand

Für alle Rechtsstreitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis wird als Gerichtsstand der Geschäftssitz der Mifal UG (haftungsbeschränkt) in Düsseldorf vereinbart, sofern der Vertragspartner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

15.2 Erfüllungsort

Für Unternehmer gilt als Erfüllungsort der Geschäftssitz der Mifal UG (haftungsbeschränkt) in Düsseldorf, sofern keine hiervon abweichende Regelung getroffen wurde.

15.3 Rechtswahl

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

15.4 Nebenabreden

Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Individuelle Vereinbarungen der Parteien bleiben hiervon unberührt.

15.5 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.