Datenschutzerklärung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar gilt eine natürliche Person insbesondere dann, wenn sie direkt oder indirekt, etwa mittels Zuordnung zu einem Namen, einer Kennnummer, zu Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann. Diese Merkmale können Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sein.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserer Plattform erfolgt ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn und soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Bei der Nutzung unserer Plattform können insbesondere die folgenden Rechtsgrundlagen einschlägig sein:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derjenigen eines Dritten,
• § 26 Abs. 1 BDSG: Verarbeitung von Beschäftigtendaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses,
• § 26 Abs. 2 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis.

Bei allen Verarbeitungsvorgängen orientieren wir uns an den Grundprinzipien der DSGVO. Dies bedeutet insbesondere:

Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: Wir verarbeiten Ihre Daten nur auf einer zulässigen Rechtsgrundlage, in einer für Sie nachvollziehbaren Weise und informieren Sie transparent über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung.

Zweckbindung: Personenbezogene Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer mit diesen Zwecken unvereinbaren Weise weiterverarbeitet.

Datenminimierung: Wir erheben und verarbeiten nur diejenigen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Über die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke hinaus findet keine weitergehende Verarbeitung statt.

Richtigkeit: Wir achten darauf, dass die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sachlich richtig und, soweit erforderlich, auf dem neuesten Stand sind. Unrichtige Daten werden von uns unverzüglich berichtigt oder gelöscht.

Speicherbegrenzung: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich zur Speicherung verpflichtet sind. Anschließend werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Integrität und Vertraulichkeit: Wir schützen Ihre Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Veränderung.

Bereits bei der Entwicklung und Konfiguration unserer Plattform berücksichtigen wir datenschutzrechtliche Anforderungen („Privacy by Design“). Außerdem stellen wir sicher, dass standardmäßig nur solche Daten verarbeitet werden, die für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind („Privacy by Default“).

So sind beispielsweise datenschutzfreundliche Voreinstellungen vorgesehen. Im Kassierungsbereich ist standardmäßig ein Privacy Mode aktiviert, der Screenshots und Bildschirmaufnahmen der dort angezeigten sensiblen Inhalte verhindert beziehungsweise erschwert. Der Administrator kann diese Voreinstellung anpassen. Bestimmte sensible Informationen (z.B. biometrische Daten) werden zudem ausschließlich lokal im plattformspezifischen sicheren Speicher des Geräts abgelegt (z.B. iOS Keychain oder Android Keystore).

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Maßgeblich sind insbesondere die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Im Einzelnen gelten folgende Speicherfristen:

• Benutzerkonten: Die Daten zu Ihrem Benutzerkonto werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Sie können Ihr Konto jederzeit selbstständig löschen; in diesem Fall werden alle zugehörigen Daten (insbesondere Berechtigungen, Rollen, Profilinformationen sowie lokal gespeicherte Daten und gerätespezifische Schlüsselbundeinträge) entfernt.
• Einladungen: Einladungen für neue Nutzer werden automatisch nach 48 Stunden gelöscht, sofern sie nicht genutzt wurden.
• Passwort-Reset-Codes: Zur Passwortzurücksetzung verwendete Codes sind maximal 1 Stunde gültig und werden nach Ablauf dieser Frist automatisch gelöscht.
• Mitarbeiterdaten: Mitarbeiterdaten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die technische Löschung kann durch den Administrator angestoßen werden; im Übrigen werden die Daten mindestens für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten.
• Kassenabrechnungen: Daten zu Kassenabrechnungen werden aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben für 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO).
• Kassenbuch-Entwürfe: Unvollständige Kassenabrechnungen werden lokal für 24 Stunden als Entwurf gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
• Schulungsnachweise: Daten zu Schulungsnachweisen werden so lange gespeichert, wie sie zur Dokumentation und Nachweisführung benötigt werden und bis eine Löschung durch den Administrator erfolgt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Arbeitsverträge: Daten zu Arbeitsverträgen werden bis zur Löschung durch den Administrator gespeichert, mindestens jedoch 3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, um etwaige Rechtsansprüche prüfen und verteidigen zu können.
• Dienstanweisungen und Kündigungsschreiben: Diese Dokumente werden bis zur Löschung durch den Administrator aufbewahrt, solange dies für die Nachweisführung und Dokumentation erforderlich ist.
• Dienstplan- und Abwesenheitsdaten: Veröffentlichte Dienstpläne, Schichtdaten und Abwesenheitszeiträume können lohnrelevant sein und werden standardmäßig sechs Jahre aufbewahrt, angelehnt an die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Die Frist ist konfigurierbar. Freitext-Notizen zu Abwesenheitsanträgen werden deutlich früher gelöscht, spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung des Antrags.
• Zahlungsereignisdaten (Stripe-Webhooks): Die von unserem Zahlungsdienstleister Stripe übermittelten technischen Ereignismeldungen zu Zahlungsvorgängen werden zwölf Monate gespeichert und anschließend gelöscht. Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen davon unabhängig den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Ankunfts- und Abfahrtsdaten (Geofencing): Ereignisdaten zur Ankunft und Abfahrt an Standorten werden standardmäßig 12 Monate gespeichert. Die Speicherdauer ist konfigurierbar und kann im Bereich von 6 bis 24 Monaten festgelegt werden; nach Ablauf erfolgt eine automatische Löschung.
• Geofence-Consent-Log: Die Dokumentation Ihrer Einwilligungen in die Standortverarbeitung (Geofencing) wird als rechtlicher Audit-Trail gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO unbegrenzt aufbewahrt, um die Erfüllung unserer Nachweispflichten sicherzustellen.
• Crash-Daten (Sentry): Für die Fehleranalyse übermittelte Crash-Daten werden bis zu 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.
• Fehlerprotokolle (lokal): Lokal auf Ihrem Gerät gespeicherte Fehlerprotokolle werden bis zur Deinstallation der App bzw. bis zur Löschung des lokalen Browser-Speichers vorgehalten; die Anzahl der Einträge ist auf maximal 1.000 begrenzt.
• Biometrische Daten: Biometrische Referenzdaten verbleiben ausschließlich lokal im plattformspezifischen sicheren Speicher Ihres Geräts (iOS Keychain / Android Keystore) und werden von uns nicht serverseitig gespeichert.
• Lokale Einstellungen: Ihre lokal gespeicherten Plattform-Einstellungen werden bei Deinstallation der App bzw. bei Löschung des lokalen Browser-Speichers entfernt.

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, etwa zu den Verarbeitungszwecken, den Kategorien der verarbeiteten Daten, den Empfängern oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, zur geplanten Speicherdauer, zum Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, zum Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, zur Herkunft Ihrer Daten (sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden) sowie zum Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Sie können von uns verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie eine uns erteilte Einwilligung widerrufen haben und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt oder wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, besteht das Recht auf Löschung jedoch nicht.

Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit selbstständig in den Einstellungen löschen. Mit der Kontolöschung werden sämtliche zu Ihrem Konto gehörenden Daten entfernt, insbesondere Ihre Berechtigungen und Rollen, Profilinformationen sowie lokal gespeicherte Daten und gerätespezifische Schlüsselbundeinträge.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und eine Überprüfung durch uns erfolgt, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber statt der Löschung die Einschränkung verlangen oder wenn wir die Daten nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Unsere Plattform stellt zu diesem Zweck eine umfassende Backup-Funktion zur Verfügung, die insbesondere Administratoren offensteht. Über diese Funktion kann ein ZIP-Archiv erstellt werden, das sämtliche relevanten Daten in strukturierter Form (z.B. JSON, CSV, PDF) sowie alle hochgeladenen Dokumente enthält. Diese Möglichkeit unterstützt Sie bei der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unser Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist:

Eine Übersicht über die Kontaktdaten aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie zudem auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit unter https://www.bfdi.bund.de.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die Einwilligung zur Standorterfassung im Rahmen der Geofencing-Funktion können Sie beispielsweise jederzeit in den Plattform-Einstellungen unter „Standortdienste“ widerrufen – entweder global für alle Standorte oder individuell pro Standort.

Die nativen mobilen Apps verwenden keine Browser-Cookies. Für die Funktionsbereitstellung kommen folgende Speichermechanismen zum Einsatz:

• Sicherer Gerätespeicher (iOS Keychain / Android Keystore): Zur sicheren Speicherung von Passwörtern und Authentifizierungsdaten. Diese Daten verbleiben ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät.
• Lokaler App-Speicher (iOS UserDefaults / Android SharedPreferences): Bestimmte Einstellungen werden lokal gespeichert, um Ihre Konfigurationen zu erhalten.
• Session-Token: Zur Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung werden Authentifizierungs-Token verwendet, die eine sichere Zuordnung zwischen Ihrer App-Instanz und dem Backend ermöglichen.
• Push-Token: Für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen wird ein gerätespezifischer Token verarbeitet (iOS: Apple Push Notification Service; Android: Firebase Cloud Messaging).

Das Web-Dashboard wird über einen Browser genutzt und setzt ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen ein:

• Session-Cookies und localStorage: Zur Verwaltung Ihrer Anmeldung und Sitzung sowie zur Speicherung von Einstellungen werden technisch erforderliche Cookies und der lokale Browser-Speicher (localStorage) genutzt. Tracking- oder Analyse-Cookies werden nicht eingesetzt.
• Session-Token: Wie in den mobilen Apps wird ein Authentifizierungs-Token für die sichere Zuordnung Ihrer Sitzung verwendet.

Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch notwendiger Cookies und sonstiger Speicherzugriffe im Web-Dashboard ist § 25 Abs. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Der Desktop-Client nutzt, vergleichbar mit den mobilen Apps, plattformspezifische lokale Speichermechanismen für Einstellungen und Authentifizierungsdaten. Browser-Cookies werden nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen aller vorgenannten Speichermechanismen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit es um technisch unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endeinrichtungen geht, § 25 Abs. 2 TDDDG.

CasinoAgent ist eine plattformübergreifende Management-Plattform für Betreiber und Mitarbeiter von Spielhallen und Casinos in Deutschland. Sie steht als native iOS-App, native Android-App, Web-Dashboard sowie Desktop-Client zur Verfügung. Die Plattform unterstützt insbesondere bei der digitalen Verwaltung von Kassenführung, Mitarbeiterverwaltung, Schulungsverwaltung, Standortüberwachung, Dienstplanung und Abwesenheitsverwaltung, Aufgabenverwaltung und Dokumentenverwaltung sowie bei der Protokollierung von Ankünften und Abfahrten an Standorten mittels Geofencing (Fahrterfassung). In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten verarbeitet, um die beschriebenen Funktionen bereitzustellen und gesetzliche Anforderungen (z.B. aus dem Steuer- oder Arbeitsrecht) zu erfüllen.

Innerhalb der Plattform besteht ein differenziertes Rollenmodell. Dabei werden insbesondere folgende Nutzerrollen unterschieden:

Administrator (Betreiber): Administratoren verfügen über einen umfassenden Zugang zu den Funktionen der Plattform. Sie können beispielsweise weitere Nutzer einladen, Berechtigungen vergeben, Unternehmens- und Standortdaten verwalten sowie Auswertungen vornehmen.

Mitarbeiter (Plattform-Nutzer): Mitarbeiter erhalten einen eingeschränkten Zugriff auf die Plattform. Welche Inhalte und Funktionen ihnen zur Verfügung stehen, hängt von den ihnen zugewiesenen Berechtigungen ab. Damit wird gewährleistet, dass Mitarbeiter nur auf diejenigen Daten zugreifen können, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Standort-Mitarbeiter (kein Plattform-Nutzer): Daneben können Daten von Personen verwaltet werden, die selbst keinen Zugang zur Plattform besitzen (z.B. Standort-Mitarbeiter). Diese Personen werden in der Plattform als Datensätze geführt, etwa im Rahmen der digitalen Personalakte oder Schulungsverwaltung. Für die Verarbeitung dieser Daten ist der jeweilige Betreiber als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO zuständig.

Nutzen Sie die Plattform als Betreiber zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher („Controller“) für diese personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten diese Daten für Sie als Auftragsverarbeiter („Processor“) im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung, insbesondere Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten und die Pflichten der Parteien, ergeben sich aus unserem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist.

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos verarbeiten wir Bestands- und Zugangsdaten. Hierzu zählen insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, ein Benutzername, das (gehashte) Passwort, Rollen- und Berechtigungsinformationen, Aktivierungsdaten sowie Anmeldezeitpunkte.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Daten zur Bereitstellung und Nutzung der Plattform sowie zur Verwaltung Ihres Benutzerkontos erforderlich sind.

Zur Verwaltung Ihrer Organisation in der Plattform verarbeiten wir Unternehmensdaten, etwa Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, Steuer-ID oder USt-ID. Diese Daten dienen dazu, Ihr Unternehmen eindeutig zuzuordnen und etwaige gesetzliche Pflichten (z.B. aus dem Steuerrecht) zu erfüllen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen).

Für die Verwaltung einzelner Standorte (z.B. Spielhallen) werden Standortdaten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere der Standortname, die Adresse, hinterlegte GPS-Koordinaten des Standorts, der definierte Geofence-Radius, die Anzahl der Geräte/Wechsler sowie das Bundesland.

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie für den Betrieb der Plattform und die Zuordnung von Funktionen (z.B. Kassenführung oder Geofencing) zu bestimmten Standorten erforderlich ist.

Die Plattform bietet eine digitale Personalakte zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Verarbeitet werden können insbesondere Vor- und Nachname, Kontakt- und Adressdaten, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Position, Einstellungsdatum, zugeordnete Bundesländer, Steuernummer, SV-Nummer, Nationalität, die Bankverbindung (IBAN), die Art der Beschäftigung (z.B. Vollzeit, Teilzeit oder geringfügige Beschäftigung) sowie Aktiv- bzw. Statusinformationen. Die Hinterlegung der Bankverbindung und der Art der Beschäftigung ist freiwillig. Beide Angaben werden pro Organisation mit einem starken Verschlüsselungsverfahren (AES-256-GCM) verschlüsselt gespeichert.

Die Verarbeitung dieser Beschäftigtendaten erfolgt für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere für die Personalverwaltung und die Vorbereitung der Entgeltzahlung, auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Verantwortlicher ist hierbei der jeweilige Betreiber. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter.

Im Rahmen der Kassenführung verarbeitet die Plattform Finanzdaten, insbesondere Abrechnungsbeträge, Kontrolldifferenzen, Zeitstempel, Standort- bzw. Unternehmens-IDs, die ID des Erstellers sowie Notizen und eine Änderungshistorie.

Diese Daten werden zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach § 147 AO) und zur ordnungsgemäßen Kassenführung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen steuerrechtlichen Vorschriften. Die Speicherdauer beträgt 10 Jahre.

Zur Verwaltung von Schulungsnachweisen (z.B. im Rahmen eines Sozialkonzepts) verarbeitet die Plattform Daten zu absolvierten Schulungen, darunter die Mitarbeiter-ID, den Schulungstyp, das Abschluss- und Ablaufdatum, die Standort-ID sowie hinterlegte Schulungszertifikate (z.B. als PDF oder Bild) und ggf. ergänzende Notizen.

Soweit Schulungen gesetzlich vorgeschrieben sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Die Daten dienen dem Nachweis gegenüber Behörden und sonstigen Stellen.

Die Plattform ermöglicht die Verwaltung von Vertragsdaten, insbesondere von Arbeitsverträgen, Dienstanweisungen, Kündigungsschreiben und Vertragsnachträgen. In diesem Zusammenhang werden auch Signaturdaten sowie Audit-Trail-Daten verarbeitet, wie etwa ein SHA-256 Hash des Dokuments, Server-Zeitstempel, Zeugenprotokolle und Geräteinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG und dient der rechtssicheren Dokumentation von Vertragsabschlüssen und -änderungen.

Für die Protokollierung von Ankünften und Abfahrten an registrierten Standorten (Fahrterfassung) kann ein Geofencing-Verfahren eingesetzt werden. Dabei werden bei Betreten oder Verlassen eines registrierten Standorts Ereignisse (Ankunft/Abfahrt) mit Zeitstempel und Standort-ID erfasst und Ihrer Nutzer-ID und Unternehmens-ID zugeordnet. GPS-Koordinaten des Nutzers selbst werden dabei ausdrücklich nicht gespeichert.

Die Funktion ist eine freiwillige, einwilligungsbasierte Protokollierung und dient nicht der Arbeitszeiterfassung im arbeitsrechtlichen Sinne. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis). Die Ereignisdaten werden standardmäßig 12 Monate gespeichert (konfigurierbar zwischen 6 und 24 Monaten) und danach automatisch gelöscht.

Zu den besonderen Schutzmaßnahmen zählen unter anderem ein begrenzter Proximity-Radius (z.B. 100 bis 200 Meter), ein serverseitiger Cooldown-Mechanismus, das Fehlen einer Speicherung von GPS-Koordinaten, ein Audit-Trail sowie die jederzeitige Möglichkeit, die Einwilligung zu widerrufen oder ein Opt-out vorzunehmen.

Für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen werden gerätespezifische Push-Tokens verarbeitet. Diese werden mit Ihrer User-ID verknüpft, um Ihnen relevante Benachrichtigungen, etwa zu Ankunft/Abfahrt, Aufgaben oder Kassenbuch-Abschlüssen, zuzustellen. Auf iOS-Geräten erfolgt die Zustellung über den Apple Push Notification Service (APNs), auf Android-Geräten über Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google LLC. Die technische Bereitstellung der Push-Infrastruktur erfolgt über Expo (Expo Inc.)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da Push-Benachrichtigungen Bestandteil der vertraglich vereinbarten Plattform-Funktionalität sind. Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit über die Systemeinstellungen Ihres Geräts oder Betriebssystems deaktivieren.

Zur Verbesserung der Stabilität und Sicherheit der Plattform sowie zur Fehleranalyse werden technische Daten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere Crash-Logs, Geräteinformationen (z.B. Modell, Betriebssystemversion), Plattform-Version, Performance-Daten (stichprobenartig, z.B. mit 10 % Sampling) und anonymisierte Fehlerprotokolle, die lokal auf Ihrem Gerät gespeichert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, einen sicheren und fehlerarmen Betrieb der Plattform zu gewährleisten und technische Störungen schnell zu beheben.

Soweit Sie die biometrische Authentifizierung nutzen (z.B. Face ID oder Touch ID auf iOS, Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung auf Android), werden die biometrischen Referenzdaten ausschließlich durch das jeweilige Betriebssystem verwaltet und im plattformspezifischen sicheren Speicher des Geräts abgelegt (iOS Keychain bzw. Android Keystore). Diese Daten werden nicht an unsere Server übertragen.

Die Nutzung der biometrischen Authentifizierung erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die biometrischen Referenzdaten werden ausschließlich durch das Betriebssystem verwaltet und nicht an uns übermittelt.

Im Rahmen des Dienstplan-Moduls verarbeitet die Plattform Dienstplan- und Schichtdaten (Zuordnung von Mitarbeitern zu Schichten mit Datum, Zeiten und Pausen sowie Soll- und Ist-Stunden), Schichtwünsche, Abwesenheitsdaten (Art der Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit, Wunschfrei oder Sonstiges, Zeitraum, Status und eine optionale Notiz) sowie ein unveränderbares Änderungsprotokoll der Planungsvorgänge.

Die Angabe der Abwesenheitsart „Krankheit“ ist ein Gesundheitsdatum und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Diese Daten werden durch besondere Maßnahmen geschützt. Freitext-Notizen zu Abwesenheiten werden bereits client-seitig verschlüsselt. Abwesenheitsgründe sind nur für berechtigte Verwaltungsnutzer sichtbar. Am Standort-Kiosk werden Abwesenheiten anderer Personen ausschließlich neutral als „Abwesend“ angezeigt. Löhne und Zuschlagssätze sind am Kiosk nicht abrufbar.

Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betreiber. Wir handeln als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung durch den Betreiber erfolgt für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere zur Personaleinsatzplanung, zur Abwesenheitsverwaltung und zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung, regelmäßig auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Gesundheitsdaten in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG.

Personenbezogene Daten werden nur insoweit an Dritte weitergegeben, wie dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Mit allen als Auftragsverarbeiter eingesetzten Dienstleistern wird ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Innerhalb der jeweiligen Organisation können Daten anderen Plattform-Nutzern zugänglich sein, soweit das Berechtigungskonzept dies vorsieht. Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO (EU-U.S. Data Privacy Framework) und/oder geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (z.B. EU-Standardvertragsklauseln). Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzinformationen des jeweiligen Dienstleisters.

Für die Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich, die mit einer E-Mail-Verifizierung verbunden ist. Administratoren können weitere Mitarbeiter durch Versenden von Einladungs-E-Mails hinzufügen. Die Anmeldung erfolgt in der Regel mittels E-Mail/Passwort, wobei in den nativen mobilen und Desktop-Clients optional eine biometrische Authentifizierung aktiviert werden kann (z.B. Face ID / Touch ID auf iOS oder biometrische Entsperrung auf Android).

Biometrische Daten werden ausschließlich lokal im plattformspezifischen sicheren Speicher des Geräts abgelegt (iOS Keychain / Android Keystore) und verlassen das Gerät nicht. Bei Inaktivität sperrt sich die Anwendung in den nativen Clients automatisch (standardmäßig nach 60 Sekunden) und kann nur nach erneuter Authentifizierung genutzt werden.

Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen, kann ein Passwort-Reset angefordert werden. Hierzu versenden wir eine E-Mail mit einem Reset-Token, der für 1 Stunde gültig ist und anschließend automatisch gelöscht wird. Einladungen, die nicht genutzt werden, werden nach 48 Stunden automatisch entfernt.

Sie können Ihr Konto jederzeit in den Einstellungen der Plattform selbstständig löschen. Mit der Löschung werden alle zugehörigen Daten (inklusive Berechtigungen, Rollen, Profil- und lokal gespeicherte Daten sowie gerätespezifische Schlüsselbundeinträge) entfernt.

Die Plattform ermöglicht es, ein oder mehrere Unternehmen (Spielhallenbetriebe) sowie die zugehörigen Standorte zu verwalten. Für jeden Standort können unter anderem die Adresse, GPS-Koordinaten und ein Geofence-Radius (z.B. 100–200 Meter) hinterlegt werden.

Nutzer können die Geofencing-Funktion pro Standort deaktivieren (Opt-out), sofern sie ihre Einwilligung nicht erteilen oder diese widerrufen. Die Standortverwaltung bildet die Grundlage für weitere Funktionen wie die Kassenführung oder die Fahrterfassung mittels Geofencing.

Mit der digitalen Personalakte können Betreiber Mitarbeiterdaten strukturiert verwalten. Mitarbeiter, die selbst keinen Plattform-Zugang haben, werden als Datensätze geführt. Der Betreiber ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen an diese Verarbeitung verantwortlich.

Optional können Funktionen wie Geburtstagsbenachrichtigungen aktiviert werden. In diesem Fall werden Benachrichtigungen einige Tage vor dem Geburtstag sowie am Geburtstag selbst lokal auf den Geräten der berechtigten Nutzer angezeigt.

Die Plattform unterstützt die digitale Kassenführung, indem Abrechnungsbeträge, Gerätezahlungen, Kontrolldifferenzen und Notizen erfasst und verwaltet werden. Kassenabrechnungen können archiviert werden; der Zugriff auf das Archiv kann zusätzlich biometrisch geschützt werden. Wegen gesetzlicher Vorgaben werden Kassenabrechnungen grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt.

Unvollständige Abrechnungen werden lokal für 24 Stunden als Entwurf gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Ein sogenannter Inkognito-Modus kann aktiviert werden, um sensible Beträge visuell auszublenden; dies ändert nichts an der zugrunde liegenden Datenverarbeitung.

Die Schulungsverwaltung ermöglicht die Dokumentation von Schulungsnachweisen, etwa im Rahmen eines Sozialkonzepts. Schulungszertifikate können als Dokumente (z.B. PDF oder Bilddateien) hochgeladen und verschlüsselt gespeichert werden.

Zur Unterstützung der Einhaltung von Schulungsfristen können lokale Erinnerungen für anstehende oder abgelaufene Schulungen aktiviert werden. Diese Benachrichtigungen werden auf dem jeweiligen Gerät des berechtigten Nutzers ausgelöst.

Dienstanweisungen können innerhalb der Plattform erstellt und von Mitarbeitern per einfacher elektronischer Signatur (z.B. mittels Finger-Signatur) bestätigt werden. Zur Absicherung der Signatur wird ein Audit-Trail erstellt, der einen SHA-256 Hash des Dokuments, Server-Zeitstempel, Angaben zu Zeugen und Geräteinformationen enthält. Diese Informationen werden in das Dokument integriert und als PDF-Siegel gespeichert.

Arbeitsverträge können in der Plattform anhand von Vorlagen erstellt und mit einer digitalen Signatur versehen werden. Bei unbefristeten Verträgen kann dies ausreichend sein. Bei befristeten Arbeitsverträgen weist die Plattform darauf hin, dass gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform (handschriftliche Unterschrift) erforderlich ist, und macht somit deutlich, dass die digitale Signatur die gesetzliche Schriftform nicht ersetzt.

Zur Unterstützung der Fristenkontrolle können lokale Erinnerungen für das Auslaufen befristeter Verträge eingerichtet werden, beispielsweise 90, 30, 14, 7, 1 und 0 Tage vor Ablauf.

Kündigungsschreiben können in der Plattform erstellt und als PDF exportiert werden. Eine digitale Unterschrift wird für Kündigungen nicht angeboten, da gemäß § 623 BGB die Schriftform vorgeschrieben ist, die eine eigenhändige Unterschrift erfordert. Die Plattform weist entsprechend darauf hin.

Die Geofencing-Funktion dient der Protokollierung von Ankünften und Abfahrten an registrierten Standorten (Fahrterfassung). Sie ist bewusst kein Arbeitszeitnachweis im arbeitsrechtlichen Sinne, sondern eine freiwillige, einwilligungsbasierte Protokollierung. Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erkennt die App, wenn Sie einen registrierten Standort betreten oder verlassen, und erstellt entsprechende Ereignisse (Ankunft/Abfahrt) mit Zeitstempel und Standort-ID. GPS-Koordinaten werden dabei nicht gespeichert.

Beim ersten Start der App erhalten Sie einen Einwilligungsbildschirm, der Sie umfassend über Zweck, Umfang, Freiwilligkeit und Ihre Rechte informiert. Sie können wählen, ob Sie die Geofencing-Funktion aktivieren möchten oder die Plattform ohne Einwilligung weiter nutzen. Die Einwilligung kann jederzeit in den Einstellungen widerrufen werden – global oder pro Standort.

Hinweis zu Android: Auf Android-Geräten nutzt die Geofencing-Funktion die Standort-APIs von Google Play Services, die lokal auf dem Gerät ausgeführt werden. GPS-Koordinaten werden weder von uns noch von Google Play Services im Rahmen dieser Funktion gespeichert; es werden ausschließlich die Eintrittsereignisse (Ankunft/Abfahrt) mit Zeitstempel und Standort-ID an unseren Server übermittelt.

Administratoren können in Echtzeit über Ankunft und Abfahrt informiert werden, sofern entsprechende Benachrichtigungen aktiviert sind. Die Ereignisdaten werden bis zu 12 Monate (konfigurierbar 6–24 Monate) gespeichert und im Anschluss automatisch gelöscht. Ein Ereignisprotokoll ermöglicht die Einsicht, Filterung und den Export (z.B. als CSV oder JSON) der erfassten Ereignisse.

Hinweis für Arbeitgeber: Die Nutzung der Geofencing-Funktion im Beschäftigungsverhältnis kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO erforderlich machen. Sofern in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat besteht, sind dessen Mitbestimmungsrechte, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, zu beachten.

Die Plattform nutzt sowohl serverseitige Push-Benachrichtigungen als auch lokale Benachrichtigungen auf dem Gerät. Push-Benachrichtigungen informieren z.B. über Ankunft/Abfahrt, neue Aufgaben, Kassenbuch-Abschlüsse oder neu angelegte Standorte.

Lokale Benachrichtigungen können für wiederkehrende Erinnerungen genutzt werden, etwa für Geburtstage, Schulungsfristen, Vertragsabläufe, TÜV-Überprüfungen, Prüfprotokolle oder Aufgaben. Die Zeitpunkte der Benachrichtigungen (z.B. einmal oder zweimal täglich, um 9:00 und/oder 21:00 Uhr) sind konfigurierbar. Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit über die Systemeinstellungen Ihres Geräts oder Betriebssystems deaktivieren.

Mit der Aufgabenverwaltung können Aufgaben erstellt, bestimmten Nutzern zugewiesen und der Bearbeitungsstand verfolgt werden. Zugewiesene Nutzer erhalten Push-Benachrichtigungen, um über neue oder geänderte Aufgaben informiert zu werden. Die Verarbeitung der dabei anfallenden Daten erfolgt, um die Nutzung dieser Funktion zu ermöglichen.

Die Plattform ermöglicht das Führen von Prüfprotokollen, beispielsweise für Alarmsysteme, Notbeleuchtung oder Videosysteme, sowie die Verwaltung von TÜV-Zertifizierungsdaten. Diese Informationen dienen der Dokumentation und der Vorbereitung bzw. Nachbereitung von Prüfungen und werden im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen vorgehalten.

Standortbezogene Dokumente, etwa Mietverträge, Konzessionen oder TÜV-Zertifikate, können in die Plattform hochgeladen und zentral verwaltet werden. Vor dem Upload werden die Dokumente client-seitig mit einem starken Verschlüsselungsverfahren (z.B. AES-GCM) verschlüsselt, sodass sie nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.

Von der Plattform erzeugte PDF-Dokumente (z.B. Verträge, Kündigungsschreiben, Protokolle) können per E-Mail versendet werden. Der Versand erfolgt über die nativen E-Mail-Funktionen Ihres Betriebssystems bzw. über Ihren konfigurierten E-Mail-Client — nicht über unsere Serverinfrastruktur. Die Datenverarbeitung im Rahmen des E-Mail-Versands richtet sich daher nach den Einstellungen und Datenschutzbestimmungen Ihres E-Mail-Providers.

Administratoren können ein vollständiges Backup aller in der Plattform gespeicherten Daten erstellen. Hierzu wird ein ZIP-Archiv generiert, das strukturierte Datenformate (z.B. JSON und CSV), PDF-Zusammenfassungen sowie sämtliche Dokumente enthält. Diese Funktion soll insbesondere Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO unterstützen.

Die Plattform stellt ein Dashboard mit einer Übersicht über relevante Termine und Ereignisse bereit. Dazu gehören unter anderem Geburtstage, Schulungsfristen, Vertragsabläufe, Kennzahlen und Warnhinweise. Die Darstellung richtet sich nach den jeweiligen Berechtigungen des eingeloggten Nutzers, sodass nur solche Informationen angezeigt werden, für die ein entsprechender Zugriff besteht.

In den Plattform-Einstellungen können Nutzer verschiedene Präferenzen setzen, etwa hinsichtlich Design, Benachrichtigungen oder der Nutzung von Standortdiensten. In den nativen mobilen und Desktop-Clients werden diese Einstellungen ausschließlich lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert und bei Deinstallation entfernt. Im Web-Dashboard können Einstellungen im lokalen Browser-Speicher (localStorage) abgelegt werden; eine Löschung erfolgt bei Bereinigung des Browser-Speichers.

Die Plattform nutzt Echtzeit-Synchronisationsmechanismen, beispielsweise über WebSockets, um sicherzustellen, dass Änderungen an Daten unmittelbar für alle berechtigten Nutzer sichtbar werden. Bei aktiver Nutzung kann im Hintergrund in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 5 Minuten) eine Aktualisierung stattfinden, um den Datenbestand auf dem aktuellen Stand zu halten.

Treten Fehler oder Abstürze auf, können entsprechende Informationen automatisiert an Sentry übermittelt werden, um die Fehleranalyse und -behebung zu unterstützen. Dabei werden insbesondere technische Informationen verarbeitet; personenbezogene Daten werden, soweit möglich, anonymisiert oder pseudonymisiert.

Zusätzlich können lokal auf Ihrem Gerät bzw. im Browser-Speicher Fehlerprotokolle gespeichert werden (bis zu 1.000 Einträge). Diese werden nur dann exportiert oder weitergegeben, wenn Sie dies aktiv veranlassen.

Die Plattform ermöglicht die Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung monatlicher Dienstpläne je Standort durch die Verwaltung (Administratoren bzw. Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen) im Web-Dashboard und in der Mobile-App. Ein regelbasierter Generator kann Planvorschläge erzeugen. Er berücksichtigt Öffnungszeiten, Mindestbesetzung, genehmigte Abwesenheiten, die Feiertage des jeweiligen Bundeslands sowie arbeitszeitrechtliche Vorgaben als bloße Hinweise. Es kommt keine künstliche Intelligenz zum Einsatz und es findet insoweit keine Übermittlung personenbezogener Daten an externe Stellen statt.

An einem standortgebundenen Desktop-Kiosk können Mitarbeiter ohne eigenes Benutzerkonto den veröffentlichten Plan einsehen, Änderungen und Monatspläne vorschlagen, Abwesenheiten beantragen und Schichtwünsche hinterlegen. Die Identifikation erfolgt durch Auswahl des eigenen Namens ohne Anmeldung. Sämtliche Aktionen werden erst wirksam, wenn ein berechtigter Verwaltungsnutzer sie genehmigt. Alle Planungsvorgänge werden in einem unveränderbaren Änderungsprotokoll dokumentiert, bei Kiosk-Nutzung unter dem jeweils gewählten Namen. Der veröffentlichte Plan kann als PDF für den Aushang am Standort gedruckt werden. Der Aushang enthält Namen und Schichtzeiten, jedoch keine Löhne und keine Abwesenheitsgründe.

Die Zuschlagsauswertung berechnet je Mitarbeiter und Monat die Grundstunden auf Basis des hinterlegten Stundenlohns sowie vom Betreiber selbst konfigurierte Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit und weist ergänzend aus, welcher Anteil nach § 3b EStG steuerfrei bzw. nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung beitragsfrei wäre. Diese Auswertung ist eine unverbindliche Rechen- und Vorbereitungshilfe für die Lohnabrechnung. Maßgeblich bleibt die Lohnabrechnung des Betreibers bzw. seines Steuerberaters. Der Bericht kann als CSV exportiert werden, auch vor Monatsende auf Planbasis mit einem ausdrücklichen Vorbehaltshinweis.

Zur jährlichen Verifikation der Feiertagsdaten fragt die Plattform öffentliche Feiertags-Schnittstellen ab. Dabei werden ausschließlich die Jahreszahl und das Bundesland-Kürzel übermittelt, keine personenbezogenen Daten.

Hinweis für Arbeitgeber. Die Einführung eines digitalen Dienstplans mit Änderungsprotokoll berührt die Mitbestimmung des Betriebsrats, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG, sowie die Informationspflichten gegenüber den Mitarbeitern nach Art. 13 DSGVO. Für die Erfüllung dieser Pflichten ist der jeweilige Betreiber als Verantwortlicher zuständig.